Kako ispravo likvidirati eRačun
Prema Zakonu o elektroničkom izdavanju eRačuna u javnoj nabavi, Zakonu o elektroničkoj ispravi i Zakonu o računovodstvu te drugim propisima, knjigovodstvene isprave moraju se čuvati u obliku u kojem su zaprimljeni.
Mnoge poduzetnike buni kako likvidirati eRačun, ako ga ne smiju ispisati. Odgovor na to pitanje krije se u čl. 9., st. 7. Zakona o računovodstvu gdje stoji kako je poduzetnik ili osoba koju on odredi odgovorna za kontrolu vjerodostojnosti isprava.
Prije unosa podataka iz knjigovodstvene isprave u poslovne knjige, poduzetnik ili osoba koju je odredio dužna je provjeriti vjerodostojnost knjigovodstvene isprave te istu potpisati ili odobriti na način iz kojeg se jednoznačno može utvrditi njezin identitet ili u slučaju drugih knjigovodstvenih isprava koje su nastale kao elektronički zapis, osigurati njihovu kontrolu i verifikaciju sukladno internim pravilima i procedurama.
Žig „likvidirano“ i potpis likvidatira
Jasno je kako u zakonu ne piše da se eRačun mora isprintati i vlastoručno potpisati da bi ga se likvidiralo, niti je to u kontekstu spomenutih zakonskih propisa ispravno.
Informacijski posrednici i različiti ERP proizvođači omogućuju elektroničku likvidaturu knjigovodstvenih isprava kroz računalne (informacijske) sustave, kao što je DMS (document management system).
Takvi sustavi osiguravaju zakonske uvjete za potpunu digitalnu obradu dokumenata. Možete, primjerice, koristiti za urudžbiranje svih ulaznih ili izlaznih dokumenata, odobravanje ili potpisivanje dokumenata te likvidaturu. Neki DMS sustavi na tržištu čak nude i suradnju s vanjskim partnerima, kao što su knjigovodstveni servisi što u potpunosti digitalizira dostavu dokumenata.
Tako obrađen dokument ostaje u izvornom obliku, ali se uz njega veže prateći verifikacijski dokument koji sadrži informacije o svakom poslovnom procesu koji je na njemu proveden. Verfiikacijski dokument ostaje vezan uz original za čitav period čuvanja pa se uvijek zna tko ga je odobrio i kada.
Zašto se ne može ispisati pa skenirati likvidirani eRačun
Ovo pitanje se često postavlja, a odgovor se ponovno nalazi u spomenutim zakonskim propisima – eRačune (odnosno njihove PDF vizuale) ne možemo ispisivati jer se ispisani (isprintani) eRačun ne smatra izvornom ispravom.
Prema tome, potpisivanjem tog vizuala, poduzetnik ili imenovana osoba likvidira samo kopiju toga računa, ali to ga ne oslobađa odgovornosti da i dalje, na zakonski ispravan način, mora čuvati originalni dokument.
Prema Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, eRačuni se čuvaju u elektroničkom arhivu.
Gotovo svi informacijski posrednici koji nude uslugu eRačuna u Hrvatskoj, nude ujedno i uslugu za upravljanje elektroničkim knjigovodstvenim isprava (eArhiv, eOdobrenje, ePotpis, eLikvidatura), no prilikom odabira treba dobro procijeniti tko daje najveću sigurnost, odnosno najveću kvalitetu za cijenu.