Bespapirni ured? Prvi korak je digitalni potpis

U današnjem digitalnom dobu, kada smo svakodnevno okruženi tehnološkim inovacijama, sve više tvrtki želi bespapirni ured.

Tradicionalno poslovanje na papiru postaje sve manje održivo. To potvrđuju i alarmantni statistički podaci o potrošnji papira u uredskom okruženju, zbog čega sve više organizacija razmatra prelazak na bespapirno poslovanje.

Postoji nekoliko itekako dobrih razloga zašto je vrijeme da tvrtke, ali i druge organizacije napuste zastarjele radne navike i umjesto toga prihvate digitalna rješenja, piše Nanonets.

Kako digitalizacija transformira

Svaki zaposlenik godišnje potroši oko 10.000 listova papira, a samo u Sjedinjenim Američkim Državama uredi godišnje iskoriste više od 12,1 bilijuna listova papira. Ovi zastrašujući brojevi jasno da bude pitanje održivosti takvog modela poslovanja.

Osim ekoloških izazova, odlazak u bespapirno poslovanje obećava poboljšanje učinkovitosti i smanjenje radnog opterećenja zaposlenika.

Kroz ovaj članak, istražit ćemo što znači imati bespapirni ured, kako ga implementirati te koje su prednosti i izazovi ovog poslovnog modela.

Digitalna transformacija radnih procesa

Prvi korak prema bespapirnom uredu leži u transformaciji radnih procesa. Korištenje alata za skeniranje dokumenata omogućuje organizacijama da prenesu svoje papirnate dokumente u digitalni oblik.

Takva digitalna transformacija olakšava pohranu i pristup dokumentima, čime se smanjuje potreba za fizičkim prostorom za arhive.

Dodatno, cloud pohrana omogućuje pristup dokumentima iz bilo kojeg mjesta, čime se potiče rad na daljinu i povećava fleksibilnost poslovanja.

Nadalje, organizacije mogu koristiti inteligentne automatizacijske alate kako bi digitalizirale ključne poslovne funkcije.

Softveri za automatizaciju računovodstva, e-potpisi, praćenje troškova i digitalni sustavi za praćenje vremena i prisutnosti predstavljaju temeljnu infrastrukturu bespapirnog ureda.

Integracija tehnologije optimizira poslovne procese, povećavajući učinkovitost zaposlenika i smanjujući vrijeme potrebno za obavljanje zadataka.

Prvi korak u digitalizaciji poslovanja

Sve više najuspješnijih domaćih kompanija, ali i pojedinaca, ističe oznaku “Digitalno potpisujem” u svojim e-mailovima. Riječ je o svojevrsnom pokretu koji je započet kako bi se osvijestila dostupnost i jednostavnost korištenja naprednog elektroničnog potpisa, a ubrzo je priča prerasla u aktivno zagovaranje bespapirnog ureda i utjecaja pojedinca na očuvanje okoliša i smanjenje troškova organizacije u kojoj radi.

Digitalni potpis, odnosno digitalni certifikati temelj su digitalnog poslovanja jer se njima osigurava vjerodostojnost elektroničkog komuniciranja. Istaknuta u e-mailovima,  oznaka šalje jasnu poruku da njegovi nositelji koriste rješenje koje osigurava autentičnost i integritet, ali ono što je najvažnije – osigurava neporecivost.

Potpisnik ne može opovrgnuti da je potpisao dokument jer je njegov elektronički potpis na nedvojbeni način s njim uvijek povezan. Time svi dionici u poslovnom procesu uživaju veću sigurnost, ali i potiču digitalnu transformaciju gospodarstva te društveno odgovornog poslovanja i očuvanja okoliša.

Servis mojeRačun među prvima je u Hrvatskoj uveo isključivo digitalno potpisivanje poslovnih dokumenata sa zaposlenicima i partnerima, nositeljima oznake „Digitalno potpisujem“.

Izazovi bespapirnog poslovanja

Jedan od ključnih izazova na putu prema bespapirnom poslovanju je edukacija zaposlenika. Radnici koji su navikli na rad s papirnatim dokumentima moraju naučiti kako koristiti nove softverske alate i procese. Edukacija i podrška zaposlenicima tijekom ovog prijelaznog razdoblja ključni su za uspjeh tranzicije.

Bespapirni ured preduvjet održivosti

Prelazak na bespapirno poslovanje predstavlja ključni korak prema održivoj budućnosti poslovanja. Osim smanjenja ekološkog utjecaja, organizacije koje usvoje bespapirni ured doživjet će poboljšanje učinkovitosti, smanjenje troškova i povećanu konkurentske prednosti.

Kroz pravilnu implementaciju digitalnih alata i prilagodbe radnih procesa, organizacije mogu postići harmoniju između tehnološkog napretka i održivog poslovanja.

Uprkos izazovima, digitalna revolucija na radnom mjestu donosi nebrojene prilike za rast i razvoj. Organizacije koje hrabro koračaju prema bespapirnom poslovanju imaju priliku postati lideri u svojoj industriji.

Ključno je ne samo usvojiti nove tehnologije već i osigurati da su zaposlenici osposobljeni za uspješan prijelaz. Kroz održivost, učinkovitost i tehnološki napredak, bespapirni ured postaje ne samo vizija budućnosti, već stvarnost koja transformira poslovanje iz temelja.

Tko su pružatelji usluge elektroničkog potpisa

Ovlašteni izdavatelji certifikata u Hrvatskoj su FINA i AKD koje izdaju certifikate pravnim i fizičkim osobama. Većina punoljetnih građana u Hrvatskoj ima ugrađen elektronički potpis u eOsobnoj iskaznici (eOI) koju treba samo jednom aktivirati  kako bi se moglo elektronički potpisivati dokumente.

Poduzetnici za identificiranje prema i poslovanje s državom koriste i FINA-in PKI certifikat, što im također omogućuje potpisivanje poslovnih dokumenata elektroničkim putem.