Bespapirno poslovanje je budućnost računovodstva

Elektronički arhiv i digitalni dokumenti  polako, ali sigurno mijenjaju vizuru u knjigovodstvenim servisima, a bespapirno poslovanje postaje budućnost računovodstva.

Papirnati računi su tradicionalni oblik najraširenije knjigovodstvene isprave na svijetu i ne postoji dobar knjigovođa koji ne poznaje pravila kako osigurati usklađenost sa zakonskim propisima kod knjiženja i čuvanja računa.

No kada govorimo o elektroničkim dokumentima, malo je stručnjaka koji su mjerodavni govoriti o digitaliziranom procesu i bespapirnom poslovanju koje se smatra budućnosti računovodstva.

Među njima je Ivana Kosec, direktorica Biroa Kosec u Prelogu, jedne od tri poslovnice knjigovodstvenog servisa koji je prije više od 30 godina otvorio njezin djed, a danas je u poslovanje uključena gotovo cijela obitelj koja brine o nešto više od 700 klijenata diljem Hrvatske.

„Posao je djed započeo u dnevnom boravku svoje kuće, a onda je u obrt uključio i moga oca i strica pa možemo reći da sam na neki način rasla uz posao, a danas rastem zajedno s njim“, istaknula je Ivana Kosec gostujući u podcastu Zeleno poslovanje.

Zamorno knjigovodstvo

Digitalizacija poslovanja u Birou Kosec nije prošla preko noći, iako su uvijek pratili i usvajali sve promjene u poslovanju, a tog se perioda direktorica danas sjeća s osmijehom.

„Kao i svi mladi i nadobudni ljudi koji tek izađu s faksa i ja sam imala gomilu ideja kako modernizirati i digitalizirati sve procese, međutim moj direktor nije to baš olako prihvaćao jer je stara garda. Knjigovodstvo je izuzetno dosadan posao ako se svodi na prepisivanje podataka s računa u računovodstveni program i ostavlja vrlo malo vremena za ono čime bi se knjigovođe trebale baviti, zato je digitalizacija ključna kako bi se to promijenilo“, naglasila je Kosec.

Kako ističe, prepisivanje podataka s papirnatog računa u program zamorno je i monotono i, u današnje vrijeme strukturiranih eRačuna, potpuno nepotrebno. Umjesto detaljnih usklada, brige o klijentima i kvalitetnih analiza poduzeća, knjigovođa većinu svog radnog vremena troši na puko prepisivanje.

Ta je praksa jedna od prvih koju je Ivana Kosec odlučila ako ne ukinuti, onda minimizirati u vlastitom poslovanju, a da je u tome stručna najbolje govori i podatak da je upisala doktorat na temu digitalizacije poslovanja jer smatra da je budućnost računovodstva bespapirna.

„Klijentima je uvijek najvažnije da im se mi stignemo kvalitetno posvetiti. Prvi korak ka tome je digitalizacija jer nam brža obrada dokumenata omogućuje da budemo ažurniji i da kvalitetnije obavljamo svoj posao, čime su onda i oni zadovoljniji“, smatra Ivana Kosec.

Budućnost računovodstva

Zahvaljujući digitalizaciji poslovanja, posebice eRačunima i elektroničkoj razmjeni dokumenata, zaposlenici Biroa Kosec više nisu toliko „zatrpani u papire“, brže dolaze do svih potrebnih informacija i imaju više vremena za klijente, što se u konačnici pozitivno odražava i na zadovoljstvo zaposlenika.

Biro Kosec surađuje s brojnim poduzećima diljem Hrvatske, među kojima su tvrtke različitih potreba i veličina, zbog čega se digitalna razmjena dokumenata također pokazala kao ključna za kvalitetnu suradnju i zadovoljstvo obiju strana.

Najveće tvrtke koje vode čak se ni ne nalaze u Ludbregu i Prelogu, gdje je sjedište dviju poslovnica, treća je naime na Rabu, već im je sjedište u Zagrebu i Osijeku, što znači da je svakodnevno viđanje ili fizička dostava dokumenata gotovo nemoguća.

„Elektronički računi donijeli su nam veliko olakšanje u poslovanju jer više ne moramo čekati da nam klijenti donesu papire ili računati na poštu koja uvijek kasni. To je i njima veliko rasterećenje jer se mogu baviti svojim poslom, a ne razmišljati koji je datum i kada nam što moraju dostaviti“, naglašava Kosec.

Manje opterećenje papirologijom osjetno je i u poslovanju s bankom zahvaljujući usluzi meBanking koju Biro Kosec također rado preporučuje.

„Svi izvodi naših klijenata su nam dostupni u ERP-u, odnosno poslovnom programu koji koristimo i to daleko bolje funkcionira, nego dok smo čekali da nam ih dostave. Mi si redovito „povučemo“ u program dnevne izvatke i redovito ih knjižimo, što nam omogućuje precizniju analizu poslovanja poduzeća“, ističe Kosec.

Digitalni arhiv

Prednost digitalizacije, dodaje Kosec, poduzeća najbrže vide kada je u pitanju čuvanje obavezne dokumentacije. Njihova je tvrtka, prisjeća se, izgledala kao ogromno skladište registratora jer postoje brojne knjigovodstvene isprave koje se moraju čuvati trajno, kao što su obračunske liste za plaće.

Elektronički arhiv i digitalni dokumenti polako, ali sigurno mijenjaju takvu vizuru u knjigovodstvenim servisima jer se računovođe prebacuju na bespapirno poslovanje koje je  budućnost računovodstva.

„Prednost eArhiva osim na uštedi prostora, očituje se i na uštedi vremena. Svaki kolega je barem jednom u danu doživio situaciju da ga zove klijent i traži podatke s računa ili garancije, taman dok radi nešto sasvim drugo. Ako imate stotine registratora, teško da ćete izgubiti manje od 10 minuta da nađete tražene podatke ma kako dobar sustav organizacije imali. Zato je eArhiv najbolje rješenje jer se pretraga obavlja u nekoliko sekundi“, smatra Kosec.

Prednosti digitalizacije u računovodstvu tema je kojom se Ivana Kosec bavi i sa znanstvenog aspekta jer je upisala doktorat zahvaljujući kojem će dodatno moći testirati i izmjeriti koliko digitalna transformacija pozitivno utječe na sve aspekte poslovanja.

O čemu je još bilo riječi u posljednjoj epizodi podcasta Zeleno poslovanje u 2024. godini, možete pogledati u videu u nastavku.