Ideja o bespapirnom uredu stara je (skoro) koliko i računala

Znanstvena fantastika dala nam je puno ideja, koje smo napola i ostvarili. Obitelj Jetson, primjerice, pokazala nam je leteće aute, dok mi danas pravimo samovozeće. Film 2001: Odiseja u svemiru prikazivao je međuzvjezdana putovanja omogućena umjetnom inteligencijom, a mi danas živimo u pametnim kućama.

Pa i Povratak u budućnost je obećao hoverboarde,  što smo donekle i uspjeli ostvariti. No, onaj možda najlakše ostvarivi SF, da imamo urede bez papira, još uvijek nismo ostvarili. Godina je  2022., a mi i dalje printamo, piše Kieron Byat, tech novinar koji vodi blog Papercut.com.

Ured: početci

Prije bespapirnog ureda postojali su samo „obični“ uredi. Pojam ureda postojao je kao ideja puno prije nego što je postao standardna praksa. Podrijetlo seže još u davni srednji vijek, točnije oko 1500. godine, kada su svećenici ručno prepisivali vjerske tekstove na radnim mjestima koja im je pružila crkva.

„Imati ured“ postalo je popularnije tijekom 17. stoljeća, no uobičajeni postaju u 19. i 20. stoljeću, ponajviše zbog industrijske revolucije.

Uspon strojeva

Vizija modernog računala po prvi put se pojavila u ranom 19. stoljeću zahvaljujući Charlesu Babbagu, no računalna znanost sve više nastavlja napredovati tijekom 30. i 40. godina 20. stoljeća zahvaljujući bombi (uređaj za dešifriranje njemačkih poruka za vrijeme Drugog svjetskog rata) Alana Turinga i Colossusu Tommya Flowersa.

Hop, cup i evo nas u 1951. kada je LEO I postao prvo računalo korišteno za komercijalnu upotrebu. Kasnije, tijekom 1964. godine, IBM je razvio rani automatizirani procesor riječi, najavljujući razdoblje automatizacije na radnim mjestima. Tada otprilike i započinju teorije o robotima koji će nam svima oteti poslove.

Bespapirno poslovanje nije, naravno, nastalo početkom nove ere, ali će uskoro proslaviti pola stoljeća. Naime, pojam je još 1975. godine ušao u poslovni leksikon kada je George Pake, legendarni čelnik Xerox Palo Altoa Research Centera, predvidio tehnologiju koja je trebala do 1995. godine omogućiti da, pojednostavljeno, pritiskom jedne tipke zamijenimo gomilanje ispisanih dokumenata u uredima, a da informacija dođe do svih kojima je namijenjena.

Uredi budućnosti

Vizija o radnim mjestima i uvjetima sutrašnjice započela je i prije masovnijeg širenja računala, u vrijeme kada se ured još uvijek razvijao. Koncept novih i inovativnih ureda seže do 1945. kada je članak u časopisu Life predvidio svjesne strojeve koje su napravili „ljudi u uredima“.

Tri desetljeća kasnije, Business Week je smislio naziv „Uredi budućnosti“ predviđajući elektroničke radne terminale i ormare za papire i – bili su poprilično točni.

„Bespapirni ured“ je prvi put spomenuo Micronet Inc. tri godine kasnije, 1978. godine. Ali nismo još došli do toga. Između 1980. i 2000. godine se upotreba papira udvostručila širom cijelog svijeta.

Dobrodošli u svijet sutrašnjice

Prijenosna računala, tableti, pametni telefoni, mrežno (cloud) računalstvo, Google naočale (dobro ne baš Google naočale) – mi danas radimo u uredima budućnosti koje je prošlost predviđala. Ali i dalje nismo bez papira. Zašto je to tako? Odgovor je dug, ali možemo napraviti listu razloga…

Tri razloga zašto još uvijek koristimo papir

1. Povijest

Između 1500. i 1900., dok se ured još razvijao, jedna stvar je oduvijek bila tu: papir (i malo tračeva). Dokumentacija je bila u tiskanom stanju prije i tijekom predivnog doba računalstva,a katalogiziranje svog tog papira ogroman je podvig za arhiviste. Prijelaz s papira na nekorištenje papira zahtjeva vrijeme i novac.

2. Kultura

Dok pokušavaš smanjiti ispisivanje (nepotrebnih) dokumenata u uredima, tvoj prijatelj ili kolega „zakopava“ svoje oči u meki uvez, ni ne pomišljajući na korištenje e-čitača.

„Jednostavno preferiram taktilni osjećaj prevrtanja stranica“, možda kaže. Ovo je samo jedna od mnogih analognih tradicionalističkih pokreta koji se protive tehno revoluciji.

To nas dovodi do postavljanja nekih pitanja: trebamo li se držati papira zbog potomstva? Je li moguće da neki ljudi jednostavno odbijaju evoluirati? Je li tehnofobija opasnost za okoliš?

3. Pogodnost

Učinili smo printanje jako, jako jednostavnim i nezahtjevnim. Mobilni uređaji i dostupnost printera omogućuje svima da ispišu što god i kad god požele. Nezgodna istina je da volimo koristiti papir. Urezano je u naš i uredski DNK. Kombinirajmo to s faktorima gore i vidjet ćemo da se ideja o bespapirnim uredima čini kao da je osuđena na propast.

Unatoč tehnologiji koja strelovito napreduje, čini se da je ideja o bespapirnom uredu sve dalja od realizacije (jer smo naviknuli kliknuti „ispiši“)…

Digitalizacija je smanjila ispisivanje, ali ne i eliminirala. Zato sljedeći put kad kliknete „ispiši“ ili „print“, promislite još jednom je li taj dokument zaista potreban u analognom obliku.