Bespapirno poslovanje u Hrvatskoj je moguće, evo kako

Prosječna obrada papirnatog dokumenta, koji zahtjeva odobrenje većeg broja sudionika, traje i do 20 radnih dana, ali uz moderne alate kao što je DMS, poslovni procesi skraćuju se na tek nekoliko minuta.

Kada tvrtka upravlja većom količinom dokumenata javljaju se problemi u poslovanju koji su najčešće uzrokovani sporom administracijom, lošom  komunikacijom između sektora zaduženih za obradu te dokumentacije, gubljenjem dokumenata koji ”putuju” kroz tvrtku.

Takva tvrtka postaje trom aparat koji gubi bitku s konkurencijom koja je na vrijeme naučila da se najvažniji poslovni procesi u poduzeću zasnivaju na tokovima poslovnih dokumenata.

Elektronički arhiv na cloudu višestruko ubrzava pretragu poslovno-računovodstvenih podataka.

Znate li da elektroničkim dokumentima (eDokumentima) možete pristupiti gdje god se nalazili?

Dokument unesen u sustav za upravljanje poslovnim eDokumentima, primjerice DMS, dostupan je svim za to ovlaštenim osobama gdje god se nalazile i u bilo koje vrijeme.

U svakom trenutku je poznato tko je i kada dokument zaprimio unutar tvrtke, u kojoj je fazi obrada dokumenta te tko je sljedeći u nizu za upravljanje dokumentom.

Elektronički dokument zaprimljen direktno u DMS dostupan je za obradu i knjiženje i vanjskom knjigovodstvu ili računovodstvu, što znači da dokumente nije potrebno ispisivati i fizički nositi u računovodstveni servis.

U oba slučaja, elektronički dokumenti se ne ispisuju jer ne postoji potreba za papirnatom kopijom, već se dokumenti pohranjuju u elektronički arhiv.

Znate li da registratori i fascikli s poslovnom dokumentacijom zauzimaju gotovo 14% vašeg radnog prostora?

• Najuspješnije svjetske, ali i domaće tvrtke gotovo su u potpunosti izbacile papir iz svog poslovanja.
• U informatičkoj eri, kada su nam sve informacije dostupne u realnom vremenu, zahvaljujući razvoju informacijske tehnologije, papirnati dokument, koji nam je čitljiv samo ako ga u tom trenutku držimo u rukama, postaje prethistorijsko oruđe.
• U vremenu kada na pametnom telefonu čitamo e-mailove, plaćamo račune, skeniramo dokumente i čuvamo fotografije svojih najbližih, zar nije gubljenje vremena ispisivati i pohranjivati dokumente u registratore, a onda ih nakon više godina (bezuspješno) tražiti?
• Elektronički arhiv gotovo u potpunosti eliminira trošak gubljenja dokumenata i znatno skraćuje te pojeftinjuje sam proces unosa dokumenata u arhiv.

Zašto je za bespapirno poslovanje važan eArhiv

Elektronički arhiv na cloudu višestruko ubrzava pretragu poslovno-računovodstvenih podataka. Podiže nivo sigurnosti podataka svakog poslovnog subjekta jer se oni nalaze zaštićeni na serverima i kao takvi se ne mogu fizički uništiti ili se zagubiti prilikom selidbe, odnosno nepovratno nestati zbog neočekivanih elementarnih nepogoda.

Do eDokumenata u eArhivu korisnici mogu doći s tri klika mišem u bilo koje vrijeme, gdje god se nalazili.