Kršenje poreznih propisa je isprintani eRačun, pohranjen u registartor

Isprintani eRačun nije dokaz poslovnog događaja, nego kršenje poreznih i računovodstvenih propisa, što veći dio poduzetnika u Hrvatskoj još uvijek nije osvijestio.

Gdje čuvate svoje eRačune? Pitanje je na koje bi deseci tisuća primatelja ovih elektroničkih isprava moglo odgovoriti potpuno pogrešno, ako je odgovor registrator ili, u nešto boljem slučaju, mapa na radnoj površini računala.

Naime, malo je vjerojatno da je neka od ovih opcija zadovoljila tri ključne obveze, a to su očuvati vjerodostojnost pošiljatelja, cjelovitost sadržaja i konačno, ali ne manje važno, nepromjenjivost u vremenu.

Na poduzetniku je odgovornost da je arhiviranje dokumenata provedeno u skladu sa zakonom, a informiranja i educiranja poduzetnika na njegovom knjigovođi, sve ostalo je kršenje računovodstvenih i poreznih propisa.

„Način na koji se pohranjuju i čuvaju eRačuni je pokriven s više zakona, između ostalog i Zakonom o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi te Zakonom o računovodstvu. Poduzetnik je odgovoran, bilo da je fizička ili pravna osoba, čuvati elektroničke isprave izvorno u informacijskom sustavu ili na medijima koji omogućuju trajnost elektroničkog zapisa za utvrđeno vrijeme čuvanja, odnosno u elektroničkom arhivu. To se odnosi na sve primatelje eRačuna, nevezano primaju li ih kao obveznici javne nabave, poduzetnici, obrtnici ili neprofitne organizacije“, pojašnjava Josip Kovačec, COO servisa mojeRačun.

Elektronički arhiv za eRačun

Do prekršaja u postupanju, dodaje Kovačec, dolazi zato  što je na tržištu u Hrvatskoj još uvijek prisutna dvojaka praksa da se uz strukturirani eRačun u XML-u zaprima i njegov slikovni prikaz u PDF-u, iako se on ne smatra vjerodostojnom elektroničkom ispravom.

„Ispisivanje elektroničkih isprava i njihova pohrana u analognom arhivu, što bi kod većine bio registrator, bez čuvanja originalne isprave u strukturiranom formatu pogodnom za strojnu obradu u sigurnom i kontroliranom elektroničkom arhivu, smatra se kršenjem odredaba zakona koji uređuju eRačun“, naglašava Kovačec.

Zakonodavno tijelo za eRačun u javnoj nabavi, Ministarstvo gospodarstva, i samo je aktualiziralo pitanje eArhiva ugradivši ga u Zakon o elektroničkom izdavanju eRačuna, između ostalog kao i jednu od usluga koju obveznici i drugi dionici razmjene mogu potražiti od informacijskih posrednika.

Primatelji i pošiljatelji mogu i sami osigurati čuvanje dokumenata, no u tom se slučaju moraju propisati procese kako će u svome poduzeću osigurati vjerodostojnost pošiljatelja, cjelovitost sadržaja i nepromjenjivost u vremenu.

Kršenje poreznih propisa

U vrijeme donošenja Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, na snazi je bio Zakon o elektroničkoj ispravi koji je decidirano propisivao što sve čini siguran i kontroliran elektronički arhiv.

Iako je taj zakon danas zamijenila uredba eIdas, na snazi je i dalje obaveza poduzetnika se elektroničke isprave čuvaju u obliku u kojem su izrađene, otpremljene, primljene i pohranjene i koji materijalno ne mijenja informaciju, odnosno sadržaj isprava.

„Ključne su tri stvari koje svaki korisnik mora osigurati, a koje je teško provesti ako nema dobru informacijsku infrastrukturu, zbog čega većina ipak poseže za uslugama informacijskih posrednika –  cjelovitost sadržaja, vjerodostojnoj pošiljatelja i nepromjenjivost u vremenu. Primjerice, možete pohraniti eRačune na DVD, no ne možete jamčiti da će za 10 godina, što je još uvijek period kada oni moraju biti dostupni za porezni nadzor, postojati tehnologije kojima ćemo ih čitati. Danas se diskete ne mogu više pokrenuti ni na jednom modernom računalu“, istaknuo je.

Uloga informacijskog posrednika

Informacijski posrednik je u tom smislu identifikator ovlaštenih osoba koje pristupaju eAhivu, gdje iza svake radnje ostaje trag. U takvom sustavu jasno je određeno tko ima pristup dokumentima, tko ih smije dodavati ili brisati, a to je ono što zakon propisuje – pohranjene elektroničke isprave ne smiju se mijenjati niti neovlašteno brisati. Elektroničkom računu izdanom, prenesenom i zaprimljenom uslugom informacijskog posredništva vjerodostojnost pošiljatelja, cjelovitost sadržaja i nepromjenjivost u vremenu osigurani su primjenom aplikativnih certifikata i vremenskog žiga“, pojašnjava Kovačec.

U tom smislu, svaka neželjena intervencija u dokument ostaje zabilježena u niti vremenskog žiga i kao takva je nepobitni dokaz u slučaju sudskog procesa. Istu razinu sigurnosti pruža i mojeArhiv, usluga koju korisnici servisa mogu ugovoriti u svega nekoliko klikova mišem.

Osim toga, primatelji eRačuna koji do sada nisu čuvali dokumente u skladu sa zakonskim odredbama, također mogu zatražiti preuzimanje svoje stare arhive ili ugovaranje usluge.

„S obzirom na to da ćemo s 31. ožujka obrisati svu dokumentaciju korisnika, odnosno primatelja eRačuna koji nisu ugovorili uslugu eArhiva, dali smo im mogućnost da je na vrijeme preuzmu ili osiguraju daljnju pohranu uz uvjete kakve imaju i drugi korisnici. Poduzetnici moraju osvijestiti da je čuvanje izvornog eRačuna njihova odgovornost i da mi više nismo spremni podnositi troškove koje nisu naši“.

Isprintani eRačun i kršenje propisa

Kovačec je podsjetio da je tema elektroničkog arhiviranja sveprisutna više od deset godina i da informacijski posrednici nemaju obavezu čuvanja dokumenata primatelja, ako ih oni za to nisu ovlastili.

„Trudili smo se svima izaći u susret pa smo pozivali tvrtke da preuzmu stare dokumente, educirali smo ih što su originali i kako se čuvaju, no mnogi još uvijek nisu osvijestili da u slučaju poreznog nadzora isprintani eRačun nije dokaz poslovnog događaja, nego kršenja računovodstvenih i poreznih propisa“, zaključio je Kovačec.

Zato su se odlučili da više neće snositi odgovornost koja nije njihova te s 31. ožujka brišu arhivu svih subjekata koji misle da im ona nije potrebna.

Uslugu eArhiva ovaj je informacijski posrednik razvio s idejom da tržištu ponudi brzu, jednostavnu i sigurnu pohranu i pretragu elektroničkih računa i drugih digitalnih dokumenata.

Sustav je potpuno usklađen sa računovodstvenim i poreznim propisima, a korisnicima, uz brojne druge prednosti, omogućuje i pristup poslovnim dokumentima s bilo koje lokacije, što se posebno pokazalo korisnim tvrtkama koje su uvele hibridni rad.

Uvođenjem fiskalizacije 2.0, odnosno obaveznog eRačuna u gospodarstvu, još će se intenzivirati upotreba eArhiva, zbog čega je potrebno na vrijeme se pripremiti.